Structures de pilotage et de gestion


Le projet :

Structures de pilotage et de gestion

En vue d’assurer le bon déroulement des activités du projet et d’atteindre les objectifs escomptés, diverses structures de pilotage et de gestion ont été mise en place au début et au cours de la progression du projet :Organigramme

Le comité de pilotage :

Dès le lancement du projet, un comité de pilotage en tant que structure transversale au projet a été créée. Coordonné par l’Université de Murcie-Espagne et l’Université Abdelmalek Essaadi de Tétouan-Maroc, Il est constitué de 21 membres, représentant les 19 partenaires du projet.

La mission et les responsabilités du comité de pilotage portent sur les éléments suivants :

  • la gestion et l’administration des différentes tâches du projet ;
  • l’actualisation et la validation du calendrier des différentes activités du projet ;
  • le suivi du déroulement des différentes activités dans les universités partenaires ;

Le comité de pilotage, en tant que Structure décisionnelle, a programmé 5 réunions durant la durée du projet. Les objectifs de ces réunions sont :

  • la planification des dates clés des différentes activités permettant d’atteindre les objectifs du projet ;
  • la planification des différentes formations dans les différents pays du consortium ;
  • la gestion de la subvention attribuée au projet ;
  • l’évaluation des activités achevées et/ou en cours ;
  • le maintien d’une communication permanente et efficace autour du projet et des liens entre les différents membres du projet ;
  • L’établissement d’un rapport d’activités par année.

La commission de coordination :

La commission de coordination du projet EXPERES est composée de 2 à 3 membres de l’institution coordinatrice principale du projet (candidat à la bourse) et de 2 à 3 membres de l’institution coordinatrice scientifique du projet. Elle se réunit au moins une fois par an en amont des réunions du consortium. Selon l’ordre du jour, certains coordinateurs des lots d’activités concernés sont invités.

La Commission de coordination exerce sa mission à travers les dispositifs suivants :

  • la préparation du plan de gestion du projet ;
  • le suivi du bon déroulement des activités, du respect des comptes rendus des réunions et des livrables ;
  • la vérification de l’utilisation des ressources allouées ;
  • le suivi des activités réalisées en fonction de la planification et la préparation des activités futures (détermination des tâches, préparation de projet d’ordre du jour et des documents à diffuser…) ;
  • la présentation des problèmes (techniques, organisationnels ou de planification) et proposition des solutions ;
  • la coordination des présentations sur l’état d’avancement et le bilan du projet devant le consortium ;
  • le recensement des informations pour l’élaboration des rapports d’étapes ;
  • les décisions sur les points à soumettre au comité de pilotage.

La Commission scientifique :

La commission scientifique est composée des membres suivants :

  • membre de l’institution coordinatrice du projet ;
  • membre de l’institution coordinatrice scientifique du projet, coordinatrice de la commission ;
  • coordinateurs des équipes disciplinaires ;
  • coordinateur du suivi et contrôle qualité ;
  • membre du ministère de l’enseignement supérieur marocain.

La commission scientifique agit en concertation avec la commission de coordination. Elle se réunit 1 à 2 fois par an. Sa mission et ses responsabilités résident dans :

  • la coordination de tous les aspects scientifiques du projet. A ce titre, elle est responsable stratégique du projet ;
  • l’animation des équipes disciplinaires et des équipes projet (simulations, préparation de l’analyse des données, livrables, communication…) ;
  • l’organisation des séminaires, des formations et des moyens logistiques appropriés ;
  • la compilation des données et des résultats issus des activités des équipes et la conception des livrables. A ce propos, un comité de rédaction a été mis en place pour l’élaboration d’un manuel des résultats issus des activités du développement de la thématique du projet.

Les activités de la commission scientifique sont animées par un coordinateur qui garantit la mise en œuvre des objectifs tels que validés par le consortium. Celui-ci rend compte à cette instance de l’avancée (rapports réguliers des activités réalisées), mais aussi des éventuelles difficultés rencontrées. Il s’assure de la participation de chacun des membres partenaires et facilite la circulation de l’information relative au projet auprès des différents partenaires.

La commission scientifique se réunit 1 à 2 fois par an pour débattre l’état d’avancement des activités et les actions scientifiques à mettre en œuvre.

Le Comité du contrôle qualité et suivi du projet :

Le comité de contrôle qualité et suivi du projet  est mis en place pour suivre l’adéquation des actions entreprises avec le programme retenu initialement par la commission européenne et réaffirmé par le consortium. Il est constitué du coordinateur du lot d’activités relatif au plan qualité du projet (coordinateur du comité), du coordinateur principal du projet, du coordinateur scientifique du projet, et du représentant du ministère de l’enseignement supérieur marocain. Il se réunit au moins une fois par an. Selon l’ordre du jour, des coordinateurs des autres lots d’activités du projet sont invités à ses réunions.

Les missions et les responsabilités, liées au plan qualité validé initialement par le consortium, portent sur les éléments suivants :

  • le suivi du bon déroulement des travaux, du respect des livraisons et de leur validation ;
  • le suivi de la mise à disposition et de l’utilisation des ressources et outils documentaires ;
  • le suivi du respect du calendrier ;
  • le recensement des informations nécessitant une décision au niveau de l’équipe responsable du projet ;
  • l’analyse des tableaux de bord et des indicateurs de qualité ;
  • la comparaison des résultats obtenus avec les objectifs fixés et proposition des actions correctives nécessaires au respect du programme du projet arrêté par le consortium ;
  • la Veille générale sur le déroulement du projet.

Les équipes de projet :

Les équipes institutionnelles du projet ou les équipes projet au sein des universités partenaires du projet constituent l’un des éléments fondamentaux du projet. Elles sont indispensables pour la réalisation des objectifs du projet.

Ces équipes de travail vont se voir attribuer des tâches et des responsabilités telles que :

  • l’animation et réalisation des activités du projet au sein de leur établissement ;
  • la communication autour du projet et diffusion des objectifs et des résultats obtenus ;
  • la participation aux réunions, séminaires et enquêtes organisés dans le cadre du projet.

 

Elles travaillent en étroite collaboration avec le coordinateur du projet à l’institution partenaire du projet ou le point de contact du projet à l’établissement partenaire.

Le rôle de ce leader de l’équipe est :

  • d’animer et de fédérer les membres de ces équipes projet pour produire un travail collaboratif ;
  • de définir les objectifs et les actions à traiter par l’équipe ;
  • de choisir les personnes qui participent aux différentes activités externes à l’établissement (réunions nationales ou internationales, séminaires et formations…).

La mise en place des équipes disciplinaires a pour objectifs de mutualiser les ressources et les compétences et d’échanger les pratiques autour des disciplines retenues pour ce projet.